Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG: Rechte, Pflichten & Handlungsempfehlungen

Was tun, wenn das Finanzamt unangekündigt vor der Tür steht?

Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG ist ein effektives Kontrollinstrument der Finanzverwaltung, um Umsatzsteuerbetrug – insbesondere durch Karussellgeschäfte – aufzudecken. Anders als eine Außenprüfung erfolgt sie überraschend und ohne vorherige Ankündigung. Unternehmen sollten wissen, was erlaubt ist – und wann professionelle Beratung sinnvoll ist.

1. Was ist die Umsatzsteuer-Nachschau?

Die Umsatzsteuer-Nachschau erlaubt es dem Finanzamt, während der Geschäftszeiten ohne Ankündigung die Betriebsräume zu betreten, um steuerlich relevante Sachverhalte zu prüfen. Sie dient nicht der allgemeinen Prüfung vergangener Jahre, sondern der Aufklärung gegenwärtiger Sachverhalte – häufig bei Verdacht auf Umsatzsteuerverkürzung.

Ein Übergang in eine reguläre Außenprüfung ist möglich – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.

2. Rechte und Pflichten bei der Umsatzsteuer-Nachschau

Ihre Pflichten als Unternehmer:

• Zugang zu Betriebsräumen gewähren

• Vorlage umsatzsteuerrelevanter Unterlagen (z. B. Rechnungen, Buchungsunterlagen, Kassensysteme)

• Auskunftserteilung – soweit steuerlich erforderlich

Ihre Rechte als Unternehmer:

• Verlangen einer schriftlichen Begründung

• Ablehnung des Zugangs zu Wohnräumen (außer bei Gefahr im Verzug)

• Einspruch gegen Maßnahmen im Nachgang

Besonders kritisch: Nach dem Erscheinen des Finanzamts entfällt die Möglichkeit zur strafbefreienden Selbstanzeige (§ 371 AO). Wer in diesem Moment nicht vorbereitet ist, riskiert steuer- und strafrechtliche Konsequenzen.

3. Vorbereitung auf den Ernstfall – mit einem Tax Compliance System

Ein funktionierendes Tax Compliance Management System (TCMS) kann helfen, Risiken zu minimieren. Darin geregelt sein sollten:

• Zuständigkeiten im Fall der Nachschau
• Klare Verhaltensanweisungen für Mitarbeitende
• Zugang zu digitalen Aufzeichnungen und Kassensystemen

Gerade im Zeitalter der E-Rechnung und Digitalisierung ist ein strukturierter Umgang mit Datenzugriffsrechten unerlässlich.

4. Rechtsschutz: Was tun gegen unzulässige Maßnahmen?

Gegen Maßnahmen der Umsatzsteuer-Nachschau kann Einspruch eingelegt werden. Bei Verstößen gegen Grundrechte – insbesondere Art. 13 GG (Unverletzlichkeit der Wohnung) – sind spätere Verwertungsverbote möglich.

Wichtig: Bei gemischt genutzten Räumen (z. B. Homeoffice) ist besondere Vorsicht geboten. Die Rechtsprechung verlangt hier eine Differenzierung zwischen Wohn- und Geschäftsräumen.

5. Zukunft der Umsatzsteuer-Nachschau: Mehr Digital, weniger Papier

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2025 und der geplanten Echtzeit-Meldung von innergemeinschaftlichen Umsätzen wird sich auch die Nachschau zunehmend digitalisieren. Für Unternehmer bedeutet das: Digitale Archivierung, Datenzugriffsrechte und ein modernes TCMS gewinnen weiter an Bedeutung.

Fazit: Nicht unvorbereitet sein, wenn das Finanzamt klingelt

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist ein scharfes Schwert – und kein Einzelfall. Wer vorbereitet ist, kann Schaden abwenden. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig rechtliche Beratung in Anspruch nehmen.

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